第1回会議 会議開催！！！

時刻は、19：05．

まだ、全員集まっていない。それでも、予定時間を過ぎているため、開催する事にした。

「それでは、第1回会議を開催します。」

「本日の議題は、皆さんに配布した資料の中にありますので、それを確認してください。」

　今回は、第1回目ということもあり、全員が初めて町内会の会議に出席したメンバーとなる。

　もちろん、何度も経験している方もいるかもせれないが、そんなことはわからない。

「本日は、多くの資料を配布させていただきましたので、その資料の確認から行います。まずは・・・・・」

　私を含め役員は5名いるが、会議で仕切っているのは私だけ。

　このままでは、今年1年ずっと会議を仕切っていかないといけない状態が目に見えていた。役員の構成は、会長　1名　副会長3名　会計1名の構成で運営される。

　今回配布した資料も、会議開催の2時間前に役員が集合し作成した。

　予定外に時間を使ったのは、毎年配布している町内会組長の手引き（20枚ぐらいの冊子）を組長分印刷し製本する作業で、本来なら会議に向けた打ち合わせをしたかったが、十分な打ち合わせが出来なかった事が原因だ。

　会議の役割を決めずに会議が始まったから、誰も話そうとしないのは、会長が仕切っていかないといけないのはわかっていた。

　会議に参加するのは役員以外に町内会の組長は27名が出席する、今回配布した資料を確認するだけで大変な作業となった。

　資料の確認が終わり、

　「本日は民生委員さんが来られています。まず民生委員さんから皆さんに挨拶をしていただきます。」

　やっと、進行を始めることが出来る。少しホッとした自分がいた。

　民生委員さんが何を話しているのか関係ない。

私は、次の議題の資料を確認しないといけない。

　十分に資料を確認する時間もなく、民生委員の話が終わり役員の紹介を行い。

次に、

　町内会の手引きの説明を行った。

　特に質問もなく、

次の議題

　町内会の年度行事について報告を行った。

　ここまで順調に来たのは、事前にアドバイスを受けていたからだ。

　それは、次の議題に進むとき

　「何か質問はありませんか？」という投げかけをするのではなく、

　「次の議題に進みますが、よろしいでしょうか？」と問いかけ、

何もなければ

　「次の議題〇〇に関する説明を行います。」という風に進めるほうが、

　スムーズに話が進むよ。とアドバイスを受けてたので、実行した。確かにうまく次の議題に移れた。

　議題は、年度予算になり今年度はかなりシュリンクされた予算を編成していることを報告した。

　特に夏祭りの経費をかなり抑えたことを説明し、何とか予算内で本年度の行事を行いたいと説明した。また、同時に、皆さんに、具体的に活動していくためのアイデアを出してもらいたいとも・・・。

　中には、祭りを辞めたらどうか？

　なぜ、予算を削減したのか？ 

　祭りのあとの慰労会をやめたらどうか？ 

　他の町内会合同で開催すればいいのでは？

　などの意見が出てきた。

　ありがたい話だ。みんな積極的に話し合いだした。

　すでに、開始から1時間以上経過しており、まだ議題も残っているため、

　議論が熱くなってきているが、切り上げることにした。

「今回は第1回ということで、

夏祭りの内容や、予算については、第3回目までに決着をつけたいと考えてます。

今回は、皆さんと課題を共有し解決策を考えたいと思ています。」

「次回の会議では、具体的に考えたいと思いますので、それまでアイデアを考えておいてください。」

「よろしくお願いします。」

「それでは、次の議題に移ります。」

　会場はまだ、ざわついていたが次の議題に移った。

　それから、町内会費徴収方法や、徴収方法が変更となった事、弔事の際の対応方法、ごみ置き場の管理方法、集会所の使用方法などについて、説明した。

　開始から約2時間で

　「それでは、第1回目の会議を終了します。本日は、ご苦労様でした。」

　第1回会議が終了した。

　次は、関係団体役員会議となる。